Hoe werkt fietsleasing via Cyclobility?

1. Professionele HR ondersteuning en minimale administratie

Onze HR-consultants onderzoeken de beste leaseopties voor jouw bedrijf en begeleiden je bij de opstart. Samen met onze partner PHR-Consulting gidsen we jou snel én nauwkeurig door het proces, zonder extra kost.

Kies je voor optimalisatie via de eindejaarspremie, brutoloonruil of draag je als werkgever bij aan de kosten?

Brutoloonruil

Deze budgetneutrale optie wordt vaak toegepast, maar is alleen mogelijk als het salaris van je medewerker boven het wettelijke barema ligt.

Optimalisatie via eindejaarspremie

Ook deze optie is budgetneutraal en biedt een aantal voordelen t.o.v. brutoloonruil, maar is niet in alle paritaire comités mogelijk.

Nettoloonruil

Een andere optie voor sectoren met baremalonen. Als werkgever neem je meestal (een deel van) de kosten op jou en boek je ze in als operationele kosten.

💡 Welke optimalisatie je ook kiest, wij zorgen voor de correcte opzet met de juiste fiscale percentages, zo ontstaan geen problemen bij de sociale inspectie. We vergemakkelijken het papierwerk: de fietspolicy, het addendum bij de arbeidsovereenkomst en de verklaring op eer. Onze templates pas je eenvoudig aan.

In de FIETSPOLICY staan alle interne afspraken tussen werkgever en werknemer over het gebruik van de fiets, financiële impact, verzekeringen, contractduur… Het ADDENDUM is een bijlage bij de arbeidsovereenkomst die alles regelt wat het salaris van je medewerker beïnvloedt. In de VERKLARING OP EER verklaart je medewerker de leasefiets regelmatig te gebruiken voor woon-werkverkeer.

2. Vlotte communicatie via de gebruiksvriendelijke app, website en telefonisch

Tijdens een infosessie (online of op locatie) worden medewerkers helder geïnformeerd over onze fietslease en krijgen ze een gedetailleerde uitleg van ons online platform.

Tijdens de infosessie vertellen alles over:

• De financiële impact voor werknemers
• De benodigde documenten
• Onderhoud en reparaties
• Hoe ze vlot contact kunnen opnemen met Cyclobility

Tijdens de sessie ontvangen medewerkers een login voor de webshop zodat ze vlot een account kunnen aanmaken.

Handige webshop en eenvoudige monitoring

Alle informatie vind je ook op het gepersonaliseerd online platform op maat van jouw bedrijf, waar je:

• als werknemer fietsen en accessoires kan bestellen, onderhoud of reparaties kan aanvragen, alle documenten kan ondertekenen en raadplegen...
• als werkgever alle documenten kan bekijken en opvragen, goedkeuringen kan geven, alle info over de lopende contracten kan raadplegen, rapporten raadplegen, onderhoudsrondes opvolgen...

3. Testevent op jouw bedrijf

We komen naar jouw bedrijf zodat medewerkers onze hoogwaardige fietsen uitgebreid kunnen testen. Onze experts beantwoorden al hun vragen en verwerken meteen bestellingen.

Hoe werkt het?

We plannen een datum met de HR-afdeling. Via het inschrijvingsformulier op het gepersonaliseerde online platform kunnen jouw medewerkers aangeven welke modellen ze willen testen en in welk tijdslot ze willen langs komen. Op de afgesproken dag brengen we ons uitgebreide assortiment stadsfietsen, e-bikes, speed pedelecs, plooi- en cargo-fietsen, trekking- en racefietsen... mee naar jouw locatie.

Ons team van specialisten adviseert bij de fietskeuze en legt de praktische en financiële aspecten van leasing uit. Als medewerkers hun keuze hebben gemaakt, kunnen ze ter plaatse hun fiets bestellen of nadien thuis via de webshop. Mocht een medewerker zijn gading niet vinden in ons aanbod, kan hij een fiets via een lokale fietsenhandelaar kiezen.

Kan een medewerker er op het testevent niet bij zijn? Geen nood: zij kunnen terecht in één van onze zes winkels in Gent, Roeselare, Aalst, Sint-Niklaas, Lier en Kluisbergen, ook tijdens de leaseperiode.

Een testevent is ook niet eenmalig. In samenspraak en volgens behoefte komen we nogmaals langs, bijvoorbeeld bij nieuwe aanwervingen of als de leasecontracten aflopen. Zo is alles weer vlot geregeld, met een minimale impact op jouw planning en HR-taken. Maar ook zonder testevent staan we altijd telefonisch of in onze fietsenwinkels voor je klaar.

4. Efficiënte bestelling en levering

Zodra de keuze is gemaakt, kunnen medewerkers hun fiets op vijf manieren bestellen:

• Tijdens het testevent bij jou ter plaatse.
• Via de webshop op hun gepersonaliseerde online platform.
• In één van onze 6 winkels verspreid over Vlaanderen.
• Met een telefoontje of e-mail naar jouw contactpersoon bij Cyclobility.
• Via jouw fietsenhandelaar: laad de offerte van de fietsenhandelaar eenvoudig op in ons platform.

Na de bestelling sturen we de benodigde documenten naar de medewerker. In het online platform kan alles eenvoudig digitaal ondertekend en opgeslagen worden. Als werkgever krijg je een helder overzicht van alle bestellingen en kan je deze makkelijk goedkeuren.

Zodra de bestelling is geplaatst, gaan we direct aan de slag. Binnen 2 tot 8 weken bezorgen we de fiets bij jouw medewerker thuis of bij jouw bedrijf .

Ons platform integreert ook met de tools van de meeste sociale secretariaten en verloningstools zoals Payflip.

5. 24/7 pechverhelping

Pech onderweg? Jouw medewerkers kunnen 24/7 rekenen op een vlotte interventie van VAB én een gratis vervangfiets bij langere onbeschikbaarheid van hun eigen fiets. Een leasefiets is namelijk pas echt waardevol als je er altijd op kunt rekenen.

6. Onbeperkt onderhoud en herstellingen

Wij werken enkel met kwaliteitsfietsen die we 100% vertrouwen. De expertise van onze team en de uitstekende service van onze topmerken zorgen ervoor dat we met een gerust hart volledige garantie en onbeperkt onderhoud & herstelling* bieden gedurende de hele leaseperiode.

Met onze mobiele hersteldienst hoeven jouw medewerkers zich niet te verplaatsen: we komen bij jou langs, thuis of op het werk. Ook in onze winkels garanderen we korte wachttijden en maximale flexibiliteit. Je krijgt er advies op maat en kan er onze fietsen uitvoerig testen. Je kan terecht in Gent, Roeselare, Aalst, Sint-Niklaas, Lier of Kluisbergen.

* niet van toepassing op racefietsen, gravel- of mountainbikes of fietsen via de lokale fietshandelaar.

7. Einde lease en nieuw contract

Bij het aflopen van de leaseperiode bieden we verschillende opties. Medewerkers kunnen de fiets overnemen of teruggeven en aansluitend een nieuw contract afsluiten.

Een slimme optie is om de oude leasefiets over te nemen voor 16% van het originele bedrag en een nieuw leasecontract aangaan. Zo kan de medewerker blijven rekenen op alle voordelen van leasing via Cyclobility.

Bij terugname halen we de fiets kosteloos bij de medewerker thuis op.

Wat bij vroegtijdige beëindiging door vertrek of ontslag?

• Optie 1: de medewerker neemt de fiets over aan de restwaarde op het moment van de stopzetting, zonder extra kosten.
• Optie 2: Een collega neemt het contract kosteloos over. Wij regelen alles.
• Optie 3: de (oud)werknemer bezorgt ons de fiets terug. De verbrekingsvergoeding bedraagt 20% van het leasebedrag van de resterende maanden, met een maximum van 12 maanden. Dit is de laagste verbrekingsvergoeding op de markt.